出口貨物退（免）稅憑證資料管理是 出口退稅 機關根據檔案法和稅務系統檔案化管理的相關要求，對出口貨物退（免）稅資料進行科學化、規范化、制度化管理的活動。
一、出口貨物退（免）稅資料管理范圍
出口貨物退（免）稅資料管理范圍主要有以下6大類：
（一）退（免）稅申報資料。反映出口企業退（免）稅申報時附送或提供的資料，如各種退（免）稅 單證 和申報表格等；
（二）退（免）稅審核、審批資料。反映退（免）稅審核、審批結果的資料，如進貨、申報明細訂正表、機審審核打印的審核資料等；
（三）退（免）稅會統資料。如收入退還書、免、抵、退審批通知單、各種統計報表和統計分析表等；
（四）退稅 單證 資料。反映退稅機關按出口退（免）稅政策規定開具的各種證明、 單證 。如《代理出口貨物證明》、《退運已補稅證明》、《進料加工貿易申請表》、《來料加工貿易免稅證明》等；
（五）文書資料。退稅機關日常管理工作中形成的文書。如文件、 出口退稅 登記資料、出口退（免）稅檢查、清算資料、《出口貨物稅收函調》存根聯及《出口貨物稅收等有關情況調查的復函》，等等；
（六）磁盤資料。如出口企業退（免）稅申報軟盤、退稅機關備份的磁盤（光盤）。
二、出口貨物退（免）稅資料管理的要求
（一）嚴格執行檔案法和稅務系統有關檔案管理辦法、規定，科學、嚴密保管退（免）稅資料；
（二）建立出口貨物退（免）稅資料管理責任制，明確各職能崗位和管理人員資料管理方面的職責，確保退（免）稅資料萬無一失；
（三）確定安全、符合檔案管理外部環境的退（免）稅資料存放場所。建立登記簽字制度，嚴格資料立檔、存檔、調檔各環節交接手續，明確資料流轉職責；
（四）合理劃分出口企業和退稅機關資料管理的范圍。企業附送的出口退（免）稅憑證、資料，可由出口企業提出自行保管申請，報經主管退稅機關批準后，按申報批次裝訂成冊保管。
三、出口退（免）稅資料立檔、存檔和調檔
退稅資料先由各崗位按職責范圍收集，年度終了后，按分類或分戶原則，統一匯總整理并裝訂成冊后存檔。
（一）按分類原則整理立檔的退稅資料有：
1.退稅登記、變更、注銷資料；
2.代理出口貨物證明；
3.出口商品退稅已補稅證明（第四聯）；
4.出口貨物轉內銷證明；
5.來料加工貿易免稅證明；
6.進料加工貿易申請表（第三聯）；
7.加工貿易合同審批備案證明書登記簿及加工貿易業務（合同）批準證（第四聯）；
8.收入退還書（第一聯）；
9.稅收繳款書（第一聯）；
10.《出口貨物稅收函調》存根聯及《出口貨物稅收等有關情況的復函》；
11.年度的出口貨物退（免）稅清算表及匯總表；
12. 出口退稅 進度情況月報表；
13.上報的各類統計表；
14.“以產頂進”鋼材監管證書；
15.稅務稽查任務通知書及稅務稽查任務調整通知書；
16.案源登記表及案源登記清單；
17.稅務稽查審理登記表及審理登記清單；
18.發文、會議記錄、本單位日常文書資料；
19.系統管理軟件及企業申報退稅的磁盤。
（二）按分戶原則整理立檔的資料有：
1.退稅申報、審核、審批、退庫資料。依時間順序按以下先后整理立檔：
外貿（工貿）企業及其他企業：
⑴《出口貨物退稅匯總審批表》或《出口貨物退稅申請表》；
⑵《出口貨物退稅進貨憑證申報明細表》；
⑶《出口貨物退稅申報明細表》；
⑷《出口退稅申報明細表錄入（審核）問題記錄及訂正表》；
⑸《進貨憑證錄入（審核）問題記錄及訂正表》；
⑹增值稅進貨數據匯總庫明細表；
⑺增值稅進貨數據不予通過明細表；
⑻增值稅申報予以退稅明細表；
⑼增值稅申報歷史庫退稅明細表；
⑽增值稅申報不予退稅明細表；
⑾消費稅進貨數據匯總庫明細表；
⑿消費稅進貨數據不予通過明細表；
⒀消費稅申報予以退稅明細表；
⒁消費稅申報歷史庫退稅明細表；
⒂消費稅申報不予退稅明細表；
⒃《進料加工貿易申請表》第二聯；
⒄《進料加工應抵扣稅款匯總表》；（計算機打印資料）
⒅《出口商品退運已補稅證明》；
⒆《出口貨物轉內銷證明》；
⒇其他涉及退稅企業申報資料（中標產品文件、對外承包工程合同等）；
(21)《出口退稅批復》；
(22)《收入退還書》第六聯；
(23)《稅收繳款書》第四聯。
實行“先征后退”辦法的生產企業：
⑴《生產企業出口貨物退（免）稅申報表》；
⑵《代理出口貨物證明》、代理出口協議（合同）（由委托代理出口企業提供）；
⑶《進料加工貿易申請表》；
⑷其他涉及退稅的企業申報資料；
⑸《收入退還書》第六聯；
⑹《稅收繳款書》第四聯。
實行“免抵退”稅辦法的生產企業：
⑴生產企業自營（委托）出口貨物免、抵、退稅申報表（匯總表）；
⑵代理出口貨物證明、代理出口協議（合同）；
⑶進料加工貿易申請表；
⑷出口貨物（免）退稅匯總申報表；
⑸《收入退還書》第六聯；
⑹《稅收繳款書》第四聯。
2、出口退稅檢查資料按以下先后順序整理立檔： ⑴稅務稽查通知書；
⑵立案審批表；
⑶稅務稽查報告、稅務稽查底稿及有關材料；
⑷稅務處理決定書或稅務稽查結論；
⑸稅務行政處罰事項告知書及稅務行政處罰聽證通知書；
⑹審理報告；
⑺稅務案件移送書。
（三）退稅資料的裝訂要求：
1.退稅資料由各崗位按以上要求整理后，按年裝訂，但下列資料按以下規定辦理：
⑴出口退稅稅收會計資料按會計核算的要求裝訂；
⑵出口退稅檢查案件資料應按“一案一卷”的要求收集裝訂。
2.按類整理的退稅資料，按各自的大小整理后裝訂。按戶整理的退稅申報、審核、退庫資料，折疊整齊后裝訂。
3.資料裝訂必須使用統一的資料封面、目錄和封底。資料封面上應填寫資料名稱、卷內頁數、編號、年度、保管期限等。卷內目錄按裝訂順序列明序號和資料名稱，卷內的材料應按卷內目錄順序排列，并在每頁材料的右上角，依次編寫頁碼。
4.案件卷宗于結案后裝訂，其他資料年度終了后，按年裝訂。
（四）出口退稅機關要確定專人負責退（免）稅資料管理。實行調檔登記制度，不論是內部工作人員還是出口企業，調閱檔案都要履行登記手續；要按照《保密法》的要求，做好保密工作，防止泄密。
